Logiciel de devis et facturation obligatoire : ce qu’il faut savoir

Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises françaises sont soumises à une nouvelle réglementation concernant leurs logiciels de caisse, de devis et de facturation. Cette obligation découle de la loi anti-fraude à la TVA, visant à lutter contre la fraude fiscale et à renforcer la traçabilité des transactions commerciales. Découvrez les principales dispositions de cette réforme et les aspects auxquels votre entreprise doit se conformer pour être en règle avec la législation.

Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA et réalisant des ventes à des particuliers sont concernées par cette obligation. Cela inclut aussi bien les commerçants, artisans, professions libérales, auto-entrepreneurs et toutes formes juridiques d’entreprises (SA, SARL, EURL…).

Quelques exceptions

Cependant, certaines activités échappent à cette contrainte :

  1. Les entreprises réalisant exclusivement des ventes à distance ou sur Internet (sauf si elles disposent également d’un point de vente physique)
  2. Les entreprises ayant opté pour le régime de la franchise en base de TVA (régime simplifié de la micro-entreprise)
  3. Les entreprises exonérées de TVA

Qu’implique cette obligation concrètement pour votre entreprise ?

L’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié implique que vous devez :

  • Disposer d’un logiciel de caisse, de devis ou de facturation conforme aux exigences de la loi anti-fraude,
  • Vérifier que votre logiciel est bien certifié par un organisme accrédité,
  • Pouvoir justifier de la certification en cas de contrôle fiscal.

Les critères du logiciel de facturation certifié

Le logiciel de facturation doit respecter 4 critères principaux :

  1. Inviolabilité : Le logiciel ne doit pas permettre la suppression, la modification ou l’ajout de données sans trace,
  2. Sécurisation : Les données doivent être protégées contre les accès non autorisés et les pertes accidentelles,
  3. Conservation : Les données doivent être conservées pendant une période minimale de six ans,
  4. Archivage : L’archivage doit être réalisé de manière sécurisée et conforme aux normes en vigueur.

Comment choisir le bon logiciel de devis et facturation ?

Pour vous assurer de la conformité de votre logiciel de devis et facturation avec la législation française, voici quelques conseils :

Vérifiez la certification du logiciel

Assurez-vous que le logiciel est certifié par un organisme accrédité tel que la LNE (Laboratoire national de métrologie et d’essais) ou l’Infocert. Une attestation de certification doit être délivrée par le fournisseur du logiciel.

Optez pour un logiciel adapté à votre activité

Il est essentiel de choisir un logiciel qui corresponde à vos besoins spécifiques en termes de fonctionnalités, d’ergonomie et de compatibilité avec votre matériel informatique existant. N’hésitez pas à tester plusieurs solutions avant de faire votre choix.

Privilégiez les logiciels évolutifs

Optez pour un logiciel capable d’évoluer en fonction des éventuelles modifications législatives, réglementaires ou technologiques. Cela vous permettra de rester en conformité avec la loi sans avoir à changer de solution à chaque changement de contexte.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?

En cas de contrôle fiscal, si votre entreprise ne dispose pas d’un logiciel de facturation certifié conforme à la réglementation, vous encourez :

  • Une amende forfaitaire de 7 500 € par logiciel non conforme,
  • L’obligation de se mettre en conformité dans un délai de 60 jours sous peine de nouvelles amendes.

Il est donc primordial pour votre entreprise de vérifier la conformité de votre logiciel de devis et facturation afin d’éviter ces sanctions et de garantir la sécurité de vos données comptables.

Pour aller plus loin : les avantages d’un logiciel de facturation moderne

Outre la conformité à la réglementation française, l’utilisation d’un logiciel de facturation moderne présente de nombreux avantages pour votre entreprise :

  • Gestion simplifiée de vos devis et factures,
  • Suivi en temps réel de votre activité commerciale,
  • Automatisation des tâches administratives (relances clients, gestion des stocks…),
  • Meilleure visibilité sur la santé financière de votre entreprise.

Ainsi, l’adoption d’un logiciel de devis et facturation certifié est non seulement une obligation légale, mais également un atout majeur pour améliorer l’efficacité et la rentabilité de votre entreprise.

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